この記事は、イルミネーション商品を仕入れて販売する商社・代理店の営業担当者や、
イベント会社、装飾会社、造園会社など、案件ごとに商品手配が必要になる事業者向けの内容です。

特に、客先への提案やコンペ参加にあたり、
「いつ在庫を確認すればよいか」「正式受注前でも商品を押さえられるか」「特注品はいつまでに注文すればよいか」
と悩んでいる方を想定しています。

やまと興業では、通常在庫品であれば、必要数量の在庫がある限り随時出荷できます。

一方、特注品やまとまった数量の商品は、海外工場の生産予定や船便のスケジュールが関係します。
客先から正式発注を受けてから確認するのではなく、
提案段階から納期と在庫状況を確認しておく方が、商品選定の自由度を残しやすくなります。

イルミネーション商品の納期はいつ確認するべきか

弊社の場合、商品の納期は、客先へ見積書や提案書を提出する段階で一度確認していただくのが理想的ではあります。

正式受注後ではなく、採用する可能性のある商品と、おおよその必要数量が見えた時点での確認です。

ただし、イルミネーション案件では、見積提出から客先の社内承認まで、数週間から1か月以上かかることがあり
ます。

自治体案件や商業施設の案件では、稟議、予算承認、コンペ結果の通知などを経て、ようやく発注が決まるケースも珍しくありません。

見積書を提出した時点では在庫があっても、正式発注時には在庫数が減っている可能性があります。

特に、同じ光色や同じ仕様の商品を数十本、数百本使用する案件では、
「商品自体の在庫はあるものの、案件に必要な数量まではそろわない」という状況も考えられます。

たとえば、ストリングライトが在庫として50本ある場合、10本の案件には対応できます。

しかし、100本必要な案件では、残り50本を次回入荷まで待つか、別の商品を組み合わせる必要があります。

ここでいう納期確認とは、単に商品があるかどうかを聞くことではありません。

やまと興業へ確認する際は、可能な範囲で次の情報を共有していただくと、回答しやすくなります。

・使用を検討している商品
・希望する発光色
・必要数量
・施工予定日
・点灯開始日
・納品希望日
・案件やコンペの決定予定日
・特注対応の有無

数量が最終確定していない場合は、想定される最大数量で仮押さえしていただいて構いません。

たとえば、50本から100本の間で数量が決まりそうな案件であれば、まず100本で確保し、客先の仕様が固まった段階で数量を減らします。

少ない数量で押さえておき、正式受注後に追加しようとしても、その時点で不足分を確保できるとは限りません。

案件の最大数量を基準に確保することで、受注後の商品不足を防ぎやすくなります。

また、商品が必要になる日は点灯開始日ではなく、施工を始める日です。

11月20日に点灯する案件でも、施工開始が11月10日であれば、それ以前に商品を納品する必要があります。

納品後に数量確認や点灯確認を行う場合は、施工日の直前ではなく、さらに数日の余裕を見ておいた方が安全です。

やまと興業の在庫品はいつ出荷できるのか

やまと興業で通常在庫している商品は、案件に必要な数量がそろっていれば、その都度出荷できます。

すでに国内倉庫にある商品であれば、海外からの入荷を待つ必要はありません。

そのため、点灯時期が迫っている案件や、急に決まった小規模案件では、現在庫のある商品から選ぶ方法が現実的です。

ただし、在庫状況を確認する際は、商品が残っているかだけでなく、
案件で使用する数量をまとめて確保できるかを確認する必要があります。

また、イルミネーション商品は、発光色やコード色が異なると、同じ空間で使用した際に違いが目立つことがあります。

ゴールドの商品が不足しているからといって、白色の商品を混ぜればよいとは限りません。

ストリングライトの場合は、長さ、球間隔、消費電力、連結可能数なども商品によって異なります。

見た目が似ていても、電源の組み方や必要本数が変わることがあります。

弊社の場合、在庫がある商品は随時出荷できますが、
出荷までの日数は注文数量、検品、梱包、配送地域などによって変わります。

使用日が決まっている場合は、「いつ発送できますか」ではなく、
「何月何日までに必要です」と伝えていただく方が、判断しやすくなります。

商品は正式発注前でも仮押さえできるのか

やまと興業では、正式発注前の商品についても、在庫の仮押さえを相談できます。

商社や代理店の案件では、客先への提案後、コンペの受託結果や社内承認によって、
注文が決まる場合と決まらない場合があります。

受注が確定していない段階で、商品を正式注文することが難しい事情は、弊社でも理解しています。

そのため、採用可能性が高い商品については、一定期間の仮押さえが可能です。

仮押さえの期間は、最長でも2週間程度を目安にしていただきたいと考えています。

ただし、案件の内容、必要数量、結果が出る予定日などによっては、期間を相談できる場合もあります。

たとえば、コンペ結果が3週間後に出ることがあらかじめ分かっている場合は、その日程を含めてご相談ください。

反対に、結果が出る時期が決まっておらず、1か月以上在庫を確保し続けることは難しい場合があります。

仮押さえ中の商品は、ほかの案件へ出荷できなくなるためです。

また、秋の繁忙期には、複数の案件で同じ商品や同じ発光色が必要になることがあります。

そのため、仮押さえを希望する場合は、次の情報を共有していただくと調整しやすくなります。

・商品名
・仮押さえを希望する数量
・案件名
・客先への提案予定日
・受注結果が分かる予定日
・正式注文できる予定日
・納品希望日

案件の受注が決まった場合は、できるだけ早めに正式発注へ切り替えます。

失注や仕様変更によって不要になった場合も、その時点でご連絡いただければ、仮押さえを解除できます。

仮押さえの期限を過ぎても受注結果が出ていない場合は、そのままにせず、
結果の見込みや新しい予定日をご共有ください。

コンペ案件だから仮押さえできないわけではありません。

受注結果の予定日と、注文する可能性を共有したうえで、現実的な確保期間を相談する形になります。

やまと興業の商品はどのように仕入れているのか

やまと興業では、イルミネーション商品を国外の工場から仕入れています。

主な商品は、イルミネーションシーズンが始まる前に生産し、船便を利用してまとまった数量を仕入れます。

商品を少量ずつ必要になるたびに輸入するのではなく、複数の商品をまとめてコンテナへ積み、一度に国内へ運ぶ方法です。

この方法により、コンテナの輸送費を複数の商品へ配分できるため、個別に輸送する場合と比べて仕入れにかかる費用を抑えられます。

海外からの商品入荷には、工場の生産スケジュールだけでなく、船便の出航日や到着日も関係します。

さらに、天候状況、港の混雑、通関手続きなどによって、予定が前後する場合があります。

もちろん、生産や輸入の進行状況を確認し、商品を管理することは、仕入れをおこなう弊社側の役割です。

ただし、イルミネーション商品が、国内工場から毎日補充される商品ではないことを、今後ご検討いただく際の参考として、知っておいていただければと思います。

船便は、出航日を一日過ぎたから翌日に載せられるというものではありません。

予定していた便に間に合わなければ、次の船便を待つことになり、
国内への到着が数週間単位で遅れる場合があります。

特に特注品では、注文を受けてから工場へ生産を依頼するため、生産期間と輸送期間の両方が必要です。

そのため、通常在庫品と特注品では、納期の考え方が大きく異なります。

特注イルミネーションはいつまでに発注するべきか

今シーズンに使用する特注イルミネーションについては、現在が発注のラストチャンスです。

やまと興業の場合、7月中までに正式発注いただければ、お盆前までに工場へ発注をかけ、シーズン前に予定している船便へ載せられる可能性があります。

この時期に発注する利点は、納期だけではありません。

通常商品を大量に仕入れるコンテナへ、特注商品を一緒に積載できるため、輸送費を抑えやすくなります。

たとえば、通常商品を数百箱積載するコンテナに、特注モチーフを数箱追加する場合、
その特注商品だけのために輸送便を手配する必要がありません。

複数の商品を一つのコンテナで輸送できるため、特注商品だけを個別に運ぶ場合と比べて、輸送費を抑えやすくなります。

一方、船便に間に合わない場合は、シーズン前の納品に間に合わせるため、航空便を利用する可能性があります。

航空便、いわゆるエアー便は、船便より短期間で商品を輸送できます。

ただし、その特注商品のために航空輸送を手配することになるため、輸送費が高くなります。

商品の大きさや重量によっては、商品代よりも輸送費の影響が大きくなる場合があります。

特に大型モチーフや立体商品は、重量だけでなく、梱包後の容積によっても航空運賃が変わります。

「船便なら予算内だったが、エアー便では予算を超える」ということも考えられます。

ただ、7月中に弊社に発注ができれば、すべての特注品が必ず船便へ載せられるというわけではありません。

商品の仕様を決め、図面や色を確認し、工場が生産できる期間も必要です。

そのため、特注品を検討している場合は、発注期限ぎりぎりまで待つのではなく、
まず仕様と概算価格の相談を始めることが現実的です。

船便に間に合わない場合はどうするのか

特注品の発注が船便の締切に間に合わない場合、選択肢は大きく三つあります。

一つ目は、エアー便を使用し、希望納期を優先する方法です。

輸送費は高くなりますが、イベント開始日や点灯式の日程を動かせない案件では、必要になる場合があります。

二つ目は、特注品を見送り、国内在庫のある既製品へ変更する方法です。

形状やサイズは当初の希望と変わりますが、納期と予算を優先できます。

三つ目は、特注品の使用を翌シーズンへ延期する方法です。

今年は既製品で装飾し、翌年度に特注品を追加する計画にすれば、船便を利用しやすくなります。

短期の単発イベントであれば、エアー便を使用してまで特注品を作るより、
既製品を組み合わせた方が費用を抑えやすい場合があります。

一方、複数年使用するシンボルモチーフであれば、初年度の費用が高くても、特注する意味があるかもしれません。

どの方法が適しているかは、使用期間、予算、デザインの優先度、翌年度の再利用予定によって変わります。

11月点灯の案件はどのように進めるのか

11月中旬に点灯する案件を例にすると、夏頃までに商品候補と必要数量を整理できると進めやすくなります。

6月から7月頃には、現場写真、装飾範囲、予算、点灯期間、施工条件を確認します。

この時期に特注品を検討する場合は、形状やサイズを決め、やまと興業へ製作可否と概算価格を確認します。


お盆前頃までに特注品を正式発注できれば、通常商品の仕入れと同じ船便へ載せられる可能性があります。

8月から9月頃には、既製品を含めた商品構成を固め、必要数量と在庫状況を確認します。

客先の社内承認やコンペ結果を待つ場合は、必要に応じて商品を仮押さえします。

仮押さえは2週間程度を目安としますが、結果発表の日程が決まっている場合は、事前にご相談ください。

数量に幅がある場合は、想定される最大数量で仮押さえし、内容が固まった段階で減らす方が安全です。

9月から10月頃に正式発注となれば、商品手配に加えて、電源部材、固定部材、施工日程、運搬方法などを確定します。

10月後半以降に商品選定を変更すると、提案資料、見積書、電源計画、施工指示まで修正が必要になる場合があります。

また、繁忙期が近づくほど、希望商品を選ぶというより、確保できる商品の中から構成を考える場面が増えていきます。

納期確認は提案内容を決める工程の一部

弊社の場合、国内在庫のある商品であれば、必要数量がそろっている限り随時出荷できます。

正式受注前でも商品を仮押さえでき、最長2週間程度を目安に、案件の状況に応じて期間を相談できます。

一方、特注品は海外工場で生産し、船便で輸入するため、通常在庫品より早い判断が必要です。

お盆前頃までに正式発注できれば、通常商品と同じコンテナへ積載し、輸送費を抑えられる可能性があります。

船便へ間に合わなければ、エアー便を特別に手配することになり、その分だけ商品価格へ輸送費が加わります。

イルミネーション商品の納期確認は、正式発注後に行う手配作業ではありません。

どの商品を提案するか、予算内でどの仕様を選ぶか、欠品した場合に何を優先するかを決めるための工程です。

案件名、使用予定日、必要数量、受注結果が分かる予定日を共有していただければ、
やまと興業でも現在庫、仮押さえ、次回入荷、特注対応を整理しやすくなります。

すでにイルミネーション商品の仕入先がある事業者の方にも、
やまと興業を第2の仕入先や、商品選定・納期に関する相談先として活用していただければと考えています。

一つの仕入先だけでは数量をそろえられない場合や、希望する仕様の商品が見つからない場合にも、
別の選択肢を持っておくことで、客先への提案を止めずに進めやすくなります。

お気軽にご相談くださいね。